Relatório de processos do INPI para clientes é o documento ou a tela que reúne a situação da carteira de um titular, com processo, situação atual, último despacho e próximos prazos organizados de um jeito que o cliente entenda sem precisar decifrar a linguagem processual do INPI. É a peça que transforma o acompanhamento técnico do escritório em algo visível para quem contratou o serviço.
Este guia explica para que serve esse relatório, o que costuma entrar nele, mostra um modelo de estrutura e compara a entrega em PDF com o acompanhamento por portal do cliente. O portal do cliente do MyPI cobre justamente essa necessidade, mostrando ao titular os próprios processos e prazos com a marca do escritório.
Para que serve o relatório
Um cliente de escritório de propriedade industrial raramente acompanha o INPI diretamente. Ele contratou o procurador exatamente para não precisar interpretar despachos, prazos e códigos, e é natural que, de tempos em tempos, queira saber como estão os processos que ele mantém em andamento ou já tem registrados.
O relatório resolve essa necessidade sem exigir que o cliente entenda a RPI ou o e-Marcas: ele traduz a situação técnica em uma linguagem de negócio, respondendo à pergunta que o cliente realmente faz, que costuma ser “como está minha marca” ou “como está minha patente”, não “qual foi o último código de despacho publicado”.
Além de informar, o relatório cumpre um papel de relacionamento: mostra que o escritório está de fato acompanhando a carteira, mesmo nos períodos em que nada de relevante acontece. Um relatório periódico que diz “nenhuma movimentação neste período” também tem valor, porque confirma que alguém está olhando.
O que incluir
Um relatório de processos completo, independentemente do formato escolhido, costuma reunir estas informações por processo:
- Processo. O número do processo no INPI, referência única de cada pedido ou registro.
- Marca ou patente. O sinal ou a invenção a que o processo se refere, para o cliente identificar rapidamente de qual ativo se trata.
- Situação. O estágio atual do processo (em exame, publicado, deferido, registrado, indeferido, entre outros), em linguagem direta.
- Último despacho. A publicação mais recente relacionada ao processo, com a data e uma explicação em linguagem simples do que ela significa.
- Próximo prazo. Se houver um prazo em curso (para responder uma exigência, apresentar recurso ou pagar uma retribuição), a data-limite e o que precisa ser feito antes dela.
- Próxima renovação. Para marcas, a data do fim do decênio; para patentes, a próxima anuidade devida, quando aplicável à carteira do cliente.
Nem todo cliente precisa de todos os campos em todo relatório: uma carteira só de marcas registradas, sem processos em exame, pode dispensar a coluna de prazo corrente na maior parte das edições, e usar principalmente situação e renovação.
Vale separar, dentro do relatório, o que é informativo do que exige ação. Um despacho recém publicado ou um prazo em curso costuma merecer destaque visual diferente de uma linha que só confirma que uma marca continua registrada sem novidade. Um relatório que trata as duas coisas com o mesmo peso corre o risco de o cliente não perceber qual item precisa da atenção dele, e qual é apenas confirmação de rotina.
Modelo de relatório
Uma estrutura simples, em formato de tabela, costuma ser suficiente para a maioria dos clientes. O exemplo abaixo é fictício, apenas para ilustrar o formato:
| Processo | Marca | Situação | Último despacho | Próximo prazo |
|---|---|---|---|---|
| 000000000 | EXEMPLO ATIVA | Em exame | Publicação do pedido | Fim do prazo de oposição em 60 dias |
| 000000001 | EXEMPLO REGISTRO | Registrada | Concessão do registro | Renovação em 8 anos |
| 000000002 | EXEMPLO MODELO | Exigência | Exigência de mérito | Resposta em 60 dias |
Um relatório real substitui esses dados fictícios pelos números e situações reais da carteira do cliente, mas a lógica de colunas costuma se manter parecida: identificação do processo, o que ele representa, onde está e o que vem a seguir.
Frequência
Não existe uma frequência universal certa para o relatório. O que determina o intervalo ideal é o ritmo de movimentação da carteira, não uma regra fixa de calendário.
Carteiras com poucos processos ativos e baixa movimentação tendem a funcionar bem com um relatório mensal ou até trimestral, porque um envio mais frequente não traria informação nova relevante. Carteiras maiores, ou com processos em fases que geram despachos com frequência (exame, oposição, exigência), se beneficiam de um acompanhamento mais próximo, e um relatório periódico fixo pode chegar atrasado em relação ao que o cliente gostaria de saber assim que acontece.
Relatório em PDF × portal do cliente
As duas formas de entrega resolvem necessidades diferentes, e a escolha entre elas depende do momento e do tipo de cliente.
Um relatório em PDF é uma peça fechada: captura a situação da carteira em um momento específico, é fácil de anexar a um e-mail, imprimir ou arquivar, e serve bem para uma reunião pontual ou para uma entrega formal periódica. O ponto fraco do PDF é que ele fica desatualizado no instante seguinte à geração: qualquer despacho novo depois disso só aparece no próximo envio.
Um portal do cliente resolve essa desatualização, porque o titular consulta a informação sempre que quiser, com a situação refletindo o que está cadastrado no momento do acesso, e não a foto de uma data específica. A contrapartida é que o portal exige que o cliente tenha o hábito de acessá-lo, enquanto o PDF chega até ele sem exigir nenhuma ação.
Escritórios que atendem clientes mais ativos tendem a combinar os dois: o portal para consulta contínua, e um PDF gerado sob demanda para reuniões, prestações de contas formais ou documentação de um momento específico da carteira.
Quem deve ter acesso ao relatório
Um ponto que costuma passar despercebido no desenho do relatório é definir quem, do lado do cliente, deve recebê-lo ou acessá-lo. Em uma empresa com departamento jurídico próprio, o relatório pode interessar tanto ao jurídico quanto à área de marketing ou de produto, que acompanha o lançamento de uma marca nova. Já para uma pessoa física ou uma empresa pequena, normalmente um único contato concentra o interesse pela carteira inteira.
Um portal do cliente resolve parte dessa distribuição sozinho, porque basta dar acesso a quem precisar, sem depender de reenviar o mesmo PDF para várias pessoas. Um PDF, por outro lado, precisa ser redistribuído manualmente sempre que uma nova pessoa do lado do cliente passa a acompanhar aquela carteira, o que é mais uma tarefa operacional para o escritório lembrar de fazer.
Como o MyPI faz
No MyPI, o relatório em PDF sai do cadastro do cliente em um clique, reunindo a carteira daquele titular específico com a situação atualizada até o momento da geração. Além do PDF, é possível exportar os despachos da carteira em CSV, XLSX ou PDF, para quem precisa levar o dado para outra planilha ou sistema.
Para o acompanhamento contínuo, o portal do cliente mostra ao titular os próprios processos e prazos com a marca do escritório, sem misturar com a carteira de outros clientes. O escritório também pode ativar o aviso por WhatsApp de novos despachos relevantes para aquele cliente, recurso que fica desligado por padrão e é ligado quando faz sentido para a relação com aquele titular específico.
É importante ser direto sobre um limite: o MyPI não envia um relatório agendado automaticamente por e-mail. O caminho para manter o cliente informado de forma contínua é o portal, combinado com o PDF gerado sob demanda sempre que uma entrega pontual for necessária. Um panorama de como esse acompanhamento se encaixa no restante da rotina de um escritório de PI está em software para escritório de marcas e patentes.
Para gerar o relatório da carteira do seu cliente em um clique e ativar o portal com a marca do seu escritório, conheça o MyPI.
Do artigo para a prática
O portal do cliente do MyPI mostra ao titular os próprios processos e prazos com a marca do escritório.
O relatório em PDF sai do cadastro do cliente em um clique.
Perguntas frequentes
O que é um relatório de processos do INPI para clientes?
É um documento ou tela que reúne a situação dos processos de propriedade industrial de um titular específico: processo, marca ou patente, situação atual, último despacho e próximos prazos, organizado para que o cliente entenda o andamento sem precisar interpretar a linguagem do INPI.
Com que frequência enviar o relatório?
Depende do volume de movimentação da carteira e do combinado com o cliente. Carteiras com pouca movimentação costumam ir bem com um relatório mensal ou trimestral; carteiras ativas, com despachos e prazos frequentes, se beneficiam de um acompanhamento mais próximo, consultando o portal a qualquer momento em vez de esperar o próximo envio.
PDF ou portal do cliente: qual é melhor?
Não são excludentes. O PDF é bom para uma entrega pontual, como um resumo de reunião ou um documento a arquivar. O portal é melhor para acompanhamento contínuo, porque o cliente consulta quando quiser, sem esperar o próximo envio.
O MyPI envia o relatório automaticamente por e-mail?
Não. O MyPI gera o relatório em PDF da carteira de um cliente em um clique e disponibiliza um portal com a marca do escritório, mas não envia um relatório agendado por e-mail de forma automática.
