Software de propriedade industrial na nuvem ou instalado: o que muda

Nuvem ou instalado muda quem cuida do servidor, de quem é a responsabilidade pelo backup e pela atualização de segurança, e como fica o acesso quando alguém troca de computador ou trabalha fora do escritório. Na nuvem, isso é papel do fornecedor; instalado localmente, é papel da equipe de TI do próprio escritório. Nenhum dos dois modelos é automaticamente melhor: a escolha depende de quanto o escritório quer (ou pode) manter em infraestrutura própria.

Qual a diferença entre nuvem e instalado localmente?

Um sistema na nuvem roda em servidores do fornecedor e é acessado pelo navegador, com login e senha, de qualquer computador com internet. O fornecedor cuida da hospedagem, da atualização da versão e, em geral, do backup. Um sistema instalado localmente roda em um servidor físico ou virtual dentro do escritório, ou contratado à parte pelo escritório, e a manutenção, a atualização e o backup ficam sob responsabilidade de quem administra esse servidor, seja a equipe de TI interna, seja um prestador contratado para isso.

A diferença não é só técnica. Ela desloca responsabilidade: no modelo em nuvem, o escritório contrata o resultado (acesso disponível, dados protegidos, versão atualizada) e cobra isso do fornecedor. No modelo instalado, o escritório também é responsável por manter essas mesmas garantias, com sua própria estrutura ou uma terceirizada.

Quais critérios comparar entre nuvem e instalado?

Ao avaliar as duas opções, vale separar o que muda de verdade do que é só forma de venda:

• Acesso. Na nuvem, qualquer computador com navegador e internet acessa o sistema, inclusive fora do escritório. Instalado localmente, o acesso costuma depender da rede do escritório ou de uma configuração adicional de acesso remoto, que precisa ser montada e mantida à parte.
• Atualização da base do INPI. Um sistema de gestão de PI precisa incorporar cada nova Revista da Propriedade Industrial (RPI). Vale perguntar se essa atualização acontece automaticamente, do lado do fornecedor, ou se depende de uma rotina que roda na máquina do escritório, com alguém conferindo se ela realmente executou.
• Backup. Quem faz o backup, com que rotina, e quem é responsável se ele falhar. No modelo instalado, essa é uma decisão e um custo do escritório; na nuvem, costuma vir junto do serviço contratado, mas vale confirmar como funciona, não presumir.
• Segurança. Atualização de sistema operacional, patches de segurança e proteção contra acesso indevido existem nos dois modelos, mas quem aplica e mantém essas atualizações muda: o fornecedor, no caso da nuvem, ou a equipe de TI do escritório, no caso do sistema instalado.
• Custo de TI. Servidor, licença de banco de dados, energia, conectividade e uma pessoa (interna ou terceirizada) para cuidar de tudo isso são custos recorrentes do modelo instalado, que somam ao valor do próprio software. Na nuvem, esses custos costumam estar embutidos na assinatura.
• Requisitos de instalação. Um sistema instalado precisa de compatibilidade com o hardware e o sistema operacional disponíveis, e de alguém capaz de configurar essa infraestrutura antes mesmo de o sistema entrar em uso.

Nenhum desses pontos torna um modelo certo e o outro errado. Eles mudam o tipo de trabalho que o escritório assume, e é isso que deveria pesar na decisão, junto do porte da equipe de TI disponível.

O que perguntar ao fornecedor antes de contratar?

Independentemente do modelo, quatro perguntas valem para qualquer fornecedor de software de gestão de PI:

1. Onde os dados ficam? Em que país está hospedado o servidor, o banco de dados e os arquivos anexados aos processos.
2. Quem são os suboperadores? Que empresas além do próprio fornecedor têm acesso aos dados, para que finalidade, e se essa lista está publicada em algum documento.
3. Existe um acordo de tratamento de dados (DPA)? Um documento formal que a área jurídica do escritório possa revisar, com as obrigações do fornecedor como operador dos dados.
4. Como funciona o isolamento entre contas? Se o sistema atende mais de um escritório, o que impede que uma consulta de um escritório alcance o dado de outro, mesmo que alguém tente forçar isso trocando um número na tela.

Essas perguntas valem tanto para um sistema em nuvem quanto para um sistema instalado que também trate dados de terceiros, e a resposta clara (ou a falta dela) diz mais sobre a maturidade do fornecedor do que qualquer material de venda. Elas cobrem hospedagem e tratamento de dados; para o roteiro completo na hora de trocar de fornecedor, incluindo migração da carteira, suporte e portal do cliente, veja migrar de sistema de marcas e patentes.

Quais são os requisitos técnicos para instalar um sistema de gestão de PI localmente?

Como cada fornecedor de sistema instalado define os próprios requisitos mínimos, o mais útil aqui é a lista de perguntas a fazer antes de assumir esse modelo, não uma promessa de que a lista abaixo cobre qualquer produto do mercado:

• O sistema roda em um servidor físico já disponível no escritório, ou é preciso contratar uma máquina virtual à parte?
• Qual banco de dados ele exige, e a equipe de TI já tem experiência em mantê-lo?
• Quem faz o backup, com que frequência, e onde essa cópia fica guardada?
• Quem aplica as atualizações de segurança do sistema operacional e do próprio software?
• Existe uma pessoa (ou um contrato de suporte) responsável quando o servidor cai fora do horário comercial?
• Como fica o acesso de quem trabalha fora do escritório?

Se a resposta a alguma dessas perguntas for “ainda não sabemos”, isso não invalida o modelo instalado, mas mostra o trabalho que precisa ser resolvido antes de ele funcionar como esperado.

Como o MyPI se encaixa nessa escolha?

O MyPI funciona pelo navegador, sem instalar programa no computador do escritório nem manter servidor próprio. A hospedagem, o banco de dados e os arquivos do serviço ficam na Hetzner, na Alemanha, e o tráfego passa pela proteção da Cloudflare, que também pode armazenar ou copiar arquivos, conforme o recurso.

Sobre os pontos que valem para qualquer fornecedor: toda conexão usa TLS, a verificação em duas etapas está disponível no acesso, cada consulta é resolvida pela identidade da sessão (nunca por um parâmetro vindo da tela), e as credenciais do INPI ficam em cofre criptografado, com toda revelação auditada. Backups e réplicas são mantidos durante o ciclo de recuperação, com acesso restrito. A lista completa de suboperadores e o país de cada um estão na política de privacidade, e as obrigações do MyPI como operador dos dados estão no DPA, ambos linkados a partir da página de segurança e LGPD.

Para comparar critérios além de nuvem versus instalado, como busca de anterioridade, prazos calculados e vigilância de colidências, o guia software para escritório de marcas e patentes reúne esse conjunto completo de critérios. Os planos começam a partir de R$ 147 por mês, com detalhes em planos e preços.

Em resumo

Nuvem ou instalado muda quem assume o servidor, a atualização e o backup, não a lista de recursos em si. Antes de decidir, vale medir o custo real (incluindo TI) e a estrutura disponível para cada modelo, e perguntar a qualquer fornecedor, nos dois casos, onde os dados ficam, quem são os suboperadores, se existe DPA e como funciona o isolamento entre contas. No MyPI, essas respostas estão publicadas, e o acesso é pelo navegador, sem servidor para manter.