Cobrança de honorários de marcas é o conjunto de modelos e rotinas que um escritório de propriedade industrial usa para precificar e receber pelos serviços prestados a um titular de marca, do depósito à renovação. Existem quatro modelos principais (avulso por ato, pacote do depósito ao registro, mensalidade de acompanhamento e êxito), e a forma como o escritório os organiza determina se a receita recorrente da carteira aparece de verdade no caixa ou se dilui em serviços cobrados sem sistemática.
Este guia detalha cada modelo de cobrança, por que separar o honorário da retribuição do INPI na proposta evita mal-entendido, onde está a receita recorrente que muitos escritórios subaproveitam, uma rotina de orçamento até baixa e como tratar inadimplência sem perder a relação com o cliente. O módulo Financeiro do MyPI organiza essa rotina: orçamento a partir do vencimento de cada processo, autorização do cliente e baixa manual quando o pagamento chega.
Os modelos de cobrança de honorários de marcas
Cada modelo distribui o risco e o esforço de cobrança de um jeito diferente entre escritório e cliente.
| Modelo | Como funciona | Quando faz sentido |
|---|---|---|
| Avulso por ato | Um valor fechado para cada serviço isolado: busca, parecer, depósito, resposta a exigência, recurso | Clientes ocasionais, sem contrato de acompanhamento contínuo |
| Pacote do depósito ao registro | Um valor único cobre o processo inteiro, do depósito até a concessão do registro, independentemente de quantos despachos surgirem | Clientes que preferem previsibilidade de custo a pagar por etapa |
| Mensalidade de acompanhamento | Valor fixo recorrente pela vigilância da carteira e pelo monitoramento de despachos, cobrado à parte de qualquer serviço pontual | Carteiras com muitas marcas já registradas, cujo trabalho principal é vigiar, não depositar |
| Êxito | Uma parcela combinada sobre um resultado específico, normalmente somada a um dos três modelos acima | Serviços de alto valor percebido pelo cliente, como reverter um indeferimento ou vencer uma oposição relevante |
Nenhum modelo é superior aos outros em todos os casos: a escolha depende do perfil do cliente e de como o escritório quer distribuir o risco entre um valor fixo cobrado de antemão e um valor variável que só aparece se um evento específico acontecer.
Honorário × retribuição do INPI: por que separar na proposta
Uma proposta de cobrança de honorários de marcas mistura, com frequência, duas naturezas de valor que deveriam ficar em linhas separadas: o honorário do procurador, que remunera o trabalho técnico, e a retribuição do INPI, que é repassada ao órgão sem margem alguma para o escritório.
Misturar as duas em um único número tem dois efeitos ruins. O primeiro é que o cliente não entende quanto está pagando pelo trabalho do profissional e quanto está pagando pelo INPI, o que dificulta comparar a proposta com a de outro escritório. O segundo é operacional: a tabela de retribuições do INPI muda periodicamente, e uma proposta com valores somados precisa ser inteiramente refeita a cada reajuste, enquanto uma proposta com as duas linhas separadas só atualiza a linha da retribuição, mantendo o honorário intacto.
Desde 20 de setembro de 2025, o INPI deixou de cobrar a retribuição de concessão do registro de marca, o que reduziu o número de guias que entram nessa conta ao longo do processo. Ainda assim, o depósito inicial e outros atos ao longo do processo (como uma eventual oposição, uma prorrogação ou uma manifestação) continuam gerando retribuição própria, e cada uma delas deveria aparecer separada do honorário na proposta enviada ao cliente.
Onde está a receita recorrente
Boa parte da receita de um escritório de marcas nasce de um único depósito, cobrado uma vez. Mas existem pelo menos três frentes onde a receita se repete ao longo dos anos, e nem todo escritório as trata como linha de faturamento própria:
- Renovação. A marca se renova a cada dez anos, contados da concessão do registro. Cada renovação é um novo serviço, com honorário próprio, e não deveria ser tratada como uma tarefa administrativa sem cobrança, já que exige acompanhar o prazo e orientar o cliente sobre a janela ordinária e a extraordinária.
- Vigilância. O monitoramento de colidências gera, ao longo do tempo, novas oportunidades de serviço: uma oposição contra um pedido conflitante, um pedido de caducidade contra uma marca anterior, uma notificação extrajudicial. Cada colidência relevante encontrada pode virar um honorário novo, desde que o escritório trate a vigilância como um gerador sistemático de serviço, não como cortesia embutida no valor do depósito.
- Acompanhamento. O monitoramento de despachos da carteira, quando cobrado como mensalidade fixa e explícita, transforma uma atividade que o escritório já faz (ler a RPI, atualizar o cliente) em uma linha de receita previsível, em vez de um custo invisível absorvido silenciosamente.
Um escritório que enxerga essas três frentes como fontes de faturamento contínuo, e não apenas como manutenção de relacionamento, costuma ter uma receita bem mais estável do que um escritório que depende quase inteiramente de novos depósitos entrando todo mês.
A rotina de cobrança, do orçamento à baixa
Uma rotina de cobrança que funciona em escala segue, em linhas gerais, esta sequência:
- Orçamento. A partir de um evento (um vencimento de renovação, um despacho que exige resposta, uma colidência que virou oposição), monta-se o orçamento com o honorário do serviço e a retribuição estimada do INPI, já separados.
- Autorização. O cliente aprova o orçamento antes de o escritório iniciar o serviço, o que evita a situação desconfortável de cobrar por um trabalho que o cliente não sabia que tinha sido autorizado.
- Emissão fora do sistema. A cobrança em si (o boleto, o link de pagamento, a nota fiscal) é emitida pelo meio de pagamento ou pelo sistema fiscal que o escritório já usa para isso, fora do sistema de gestão de marcas e patentes.
- Baixa. Confirmado o recebimento pelo meio de pagamento, o escritório registra a baixa no sistema de gestão, marcando aquele orçamento como pago e mantendo o histórico financeiro do cliente atualizado.
Formalizar essas quatro etapas, mesmo que cada uma aconteça em uma ferramenta diferente, evita o cenário mais comum de desorganização financeira num escritório de marcas: um serviço prestado sem orçamento formal, cobrado meses depois de memória, sem registro claro do que já foi pago e do que ainda está em aberto.
Inadimplência sem perder o cliente
Inadimplência é um risco de qualquer negócio com cobrança recorrente, e um escritório de marcas tem uma particularidade que exige cuidado: o processo do cliente continua correndo no INPI independentemente de a fatura estar paga ou não. Um despacho publicado, uma exigência ou um prazo de oposição não esperam a quitação de uma cobrança em aberto.
Por isso, vale manter dois fluxos separados. O primeiro é o de comunicação processual: o cliente inadimplente continua sendo avisado de qualquer despacho urgente ou prazo fatal, porque deixar de avisar coloca em risco o próprio direito que o escritório foi contratado para proteger, e essa omissão custa mais caro, em reputação e em responsabilidade, do que o valor em aberto. O segundo é o fluxo de cobrança propriamente dito: contato direto sobre o valor pendente, negociação de prazo quando cabível, e só depois disso, se necessário, uma decisão sobre suspender novos serviços (não a comunicação do que já está em curso).
Separar esses dois fluxos evita duas armadilhas: parar de avisar sobre um prazo por causa de uma fatura em aberto, o que expõe o escritório a um risco desproporcional ao valor da dívida; e, no sentido oposto, deixar a inadimplência se acumular sem nenhum contato, só porque o relacionamento processual seguiu normalmente.
Planilha ou sistema para controlar a cobrança
Uma planilha resolve o controle de cobrança de honorários até um certo volume de clientes e processos. O problema aparece quando o número de orçamentos, autorizações e baixas cresce: uma planilha não avisa sozinha quando uma renovação está próxima nem liga automaticamente um despacho novo a um orçamento pendente de emissão, o que depende inteiramente de alguém lembrar de atualizar a linha certa.
Um sistema que gera o orçamento a partir do evento que o originou (a renovação que está para vencer, o despacho que chegou, a colidência que virou oposição) reduz a chance de um serviço ser prestado sem cobrança correspondente, especialmente nas frentes recorrentes descritas acima, que costumam ser as que mais escapam do controle manual por não terem um gatilho tão visível quanto um novo depósito.
Como o MyPI ajuda
No MyPI, o módulo Financeiro gera o orçamento com honorário e custas estimadas a partir de eventos da carteira, como uma renovação próxima, um despacho relevante ou uma colidência que gerou uma oposição. O cliente autoriza o orçamento dentro do sistema, e o escritório registra a baixa manualmente quando o pagamento é confirmado, mantendo o histórico financeiro de cada cliente organizado junto com o restante da carteira.
É importante ser direto sobre o que o módulo não faz: ele não emite boleto, PIX ou nota fiscal, e não cobra automaticamente o cliente do escritório. A emissão da cobrança em si continua no meio de pagamento ou no sistema fiscal que o escritório já usa; o MyPI organiza o orçamento, a autorização e o registro de que o valor foi recebido. Um panorama de como esse controle financeiro se encaixa nas demais rotinas de um escritório de PI, da busca à vigilância, está em software para escritório de marcas e patentes.
Para transformar renovação, despacho e colidência em orçamento organizado, com autorização e baixa num só lugar, conheça o MyPI.
Do artigo para a prática
O módulo Financeiro do MyPI transforma renovação e despacho em orçamento com honorário e custas, com autorização e baixa no mesmo lugar.
Perguntas frequentes
Quais são os modelos de cobrança de honorários de marcas?
Os mais comuns são o avulso por ato (um valor por serviço prestado, como depósito ou resposta a exigência), o pacote do depósito ao registro (um valor fechado para o processo inteiro), a mensalidade de acompanhamento (um valor fixo pela vigilância e pelo monitoramento contínuo da carteira) e o êxito, cobrado sobre um resultado específico, normalmente combinado com um dos outros três.
Por que separar o honorário da retribuição do INPI na proposta?
Porque são naturezas diferentes de valor: o honorário remunera o trabalho do procurador, e a retribuição é repassada ao INPI sem margem para o escritório. Misturar os dois numa única linha da proposta dificulta o cliente entender o que está pagando pelo serviço e o que está pagando pelo órgão, e complica a conferência quando a tabela do INPI muda.
Onde está a receita recorrente de um escritório de marcas?
Principalmente em três frentes: a renovação decenal da marca, a vigilância de colidências (que gera novos serviços cobráveis a cada oposição ou notificação) e o acompanhamento de despachos, cobrado como mensalidade fixa em vez de embutido silenciosamente no valor do depósito.
Como lidar com inadimplência sem perder o cliente?
Separando a comunicação do prazo processual: o cliente inadimplente continua sendo avisado de um despacho urgente, mas a cobrança do valor em aberto segue um fluxo próprio, com contato direto antes de qualquer suspensão de serviço, para não confundir relacionamento comercial com risco de perda de direito.
O MyPI emite boleto ou nota fiscal para o cliente do escritório?
Não. O módulo Financeiro do MyPI monta o orçamento com honorário e custas estimadas, registra a autorização do cliente e permite dar baixa manual quando o pagamento é recebido fora do sistema. Ele não emite boleto, PIX ou nota fiscal, nem cobra automaticamente o cliente do escritório.
