Dividindo a caixa de despachos entre analista, paralegal e sócio

Quando a RPI é processada, dezenas de andamentos caem na caixa do escritório de uma vez. Se a caixa é de todos, não é de ninguém, e o despacho que ninguém tratou só reaparece quando o prazo dele vence.

Toda caixa precisa de dono

O problema raramente é competência: é indefinição. Três pessoas olham a mesma lista, cada uma assume que outra vai triar, e o item fica parado num vácuo educado. A primeira decisão de gestão da caixa é simples e desconfortável: uma pessoa é dona da triagem em cada semana de RPI. Dono não significa quem faz tudo, significa quem garante que tudo tem alguém.

Os três papéis da triagem

Em escritórios de duas a dez pessoas, três papéis cobrem o fluxo inteiro, mesmo quando a mesma pessoa acumula dois deles em dias diferentes:

• Quem tria. Analista ou paralegal: dá ciência nos andamentos, confere a classificação, atribui responsável e prioridade. Não decide mérito, distribui.
• Quem trata. O responsável pela resposta: prepara a exigência, redige a manifestação, monta o caso. Trabalha dentro do prazo já calculado, não recalcula.
• Quem aprova. Sócio ou responsável técnico: revisa o que sai com assinatura do escritório e decide os casos que envolvem estratégia ou honorário.

Papel se aplica com permissão, não com combinado. Se o estagiário consegue aprovar e o sistema deixa, o desenho é decorativo. A divisão só vale quando a ferramenta a impõe.

Do despacho à tarefa

1. A RPI entra classificada. Cada andamento chega ligado ao processo, com tipo e prazo fatal calculado.
2. Triagem em bloco. O dono da semana percorre a caixa a cada publicação: ciência, responsável, funil.
3. O card anda no pipeline. Exigência num funil, oposição em outro, cada etapa com dono e data.
4. A aprovação fecha o ciclo. Nada sai do escritório sem passar pela etapa de revisão, como etapa do fluxo, não como lembrete.

Regras que evitam o vácuo

Quatro regras de caixa saudável

• Zero item sem responsável ao fim de cada dia de triagem, a régua do dono da semana.
• Prazo herdado, nunca recalculado à mão. Quem trata trabalha com a data que veio do sistema.
• Prioridade pela data fatal, não pela ordem de chegada nem pelo cliente que liga mais.
• O board substitui a reunião de status. Se o sócio precisa perguntar onde algo está, o fluxo falhou antes.

Em resumo

Caixa de despachos não se resolve com esforço: se resolve com dono, papéis e fluxo. Um tria, outro trata, um terceiro aprova, e o sistema garante que cada item carregue responsável, etapa e prazo. O “achei que você tinha visto” desaparece quando não existe item em que essa frase seja possível.