O estagiário chega e a pergunta aparece no mesmo dia: cria o login com acesso a quê? Na dúvida, escritórios oscilam entre dois erros, dar acesso a tudo, inclusive faturamento, ou dar acesso a nada e transformar a pessoa em espectadora.
Entre o tudo e o nada
Acesso total no primeiro dia é risco desnecessário: honorários de outros clientes, credenciais do INPI, exclusão de cadastros, nada disso é preciso para aprender o ofício. Acesso nenhum é desperdício: sem ver processo e despacho de verdade, o estagiário não aprende e não ajuda.
O meio-termo tem nome: perfil de leitura com cadastros simples. Vê a carteira, acompanha os andamentos, alimenta dados básicos, e não altera nem exclui o que sustenta a operação.
O que liberar no primeiro mês
- Leitura da carteira e dos despachos. É o material de estudo: processos reais, andamentos reais, prazos reais.
- Cadastros simples. Dados de contato, documentos, complemento de fichas, trabalho útil e de baixo risco.
- Tarefas atribuídas. O estagiário executa o que recebe com responsável e data, dentro do fluxo.
- Nada de financeiro, exclusões ou credenciais. Honorário, GRU paga, senha do INPI e apagar registro ficam fora do perfil.
Regra estrutural: nenhum perfil delegado pode exceder o do titular da conta, e a permissão vale porque o sistema a impõe, não porque foi combinada na reunião de segunda.
Quando ampliar
Permissão cresce com entrega demonstrada, não com tempo de casa. O degrau natural: depois de um ciclo de RPIs acompanhado sem incidente, o estagiário passa a submeter para revisão, prepara a minuta, o rascunho da exigência, a triagem sugerida, sempre com aprovação obrigatória de quem assina. O degrau seguinte, meses depois, é o perfil de analista.
Sinais de permissão errada
Revise o perfil quando…
- Alguém pede a senha de outra pessoa “só para resolver rapidinho”, falta permissão a quem trabalha.
- Um ajuste em honorário aparece feito por quem não deveria ver honorário, sobra permissão.
- O estagiário está há meses só lendo, o perfil parou no tempo e a evolução não acompanhou.
Em resumo
Primeiro mês: leitura, cadastros simples e tarefas atribuídas, financeiro, exclusão e credenciais fora. Depois, submissão com revisão obrigatória. Permissão é ferramenta de formação: dá acesso ao que ensina, protege o que quebra, e cresce no ritmo da entrega.
Do artigo para a prática
Papéis e permissões granulares por usuário estão na solução do MyPI para escritórios de PI: o estagiário vê o que deve, o sócio aprova o que importa.
