Todo departamento jurídico herda a mesma situação: marcas depositadas ao longo de décadas, por gestões diferentes, através de escritórios diferentes, e nenhuma fonte única dizendo quantas são, em que classes, em que situação. A pergunta da diretoria que deveria levar um minuto leva uma semana.
Como o portfólio se espalha
Não é desleixo; é entropia organizacional. Cada aquisição de empresa traz marcas junto. Cada troca de escritório externo deixa processos para trás. Cada gestão registra o que precisou e anota onde conseguiu. Dez anos depois, o “portfólio” é a soma de três relatórios de terceiros com uma planilha que ninguém tem coragem de apagar.
O risco não é estético: marca fora da lista é marca fora da vigilância, sem controle de renovação, sem defesa contra depósito parecido, sem dono interno.
O inventário em três passos
- Busca por titular. Levante na base do INPI tudo que está em nome da empresa e das controladas, CNPJs atuais e antigos, razões sociais anteriores, empresas incorporadas. É comum aparecer registro que ninguém lembrava.
- Cruzamento com os relatórios externos. Compare o resultado com as listas dos escritórios que atendem a empresa. As divergências são o achado: processo que o externo acompanha e a empresa desconhece, ou o contrário.
- Importação em lote para uma carteira única. Tudo num sistema só, por número de processo, independentemente de qual escritório cuida de cada um, com situação, classe e natureza consolidadas.
Consolidar não é internalizar. Os escritórios externos continuam atuando nos processos deles. O que muda é que a empresa passa a enxergar o conjunto, e a cobrar cada um com base na mesma fonte.
O radar do que ficou de fora
Inventário feito à mão envelhece no dia seguinte. O complemento é um radar automático: o sistema varre cada RPI procurando processos publicados em nome da empresa que não estão no portfólio consolidado e sugere o vínculo. É a rede de segurança para o depósito feito por uma área de negócio sem avisar o jurídico, acontece mais do que se admite.
Como manter consolidado
Regras de manutenção
- Todo depósito novo nasce no portfólio, inclusive os feitos por escritório externo, informados por obrigação contratual.
- O radar roda sempre, o que aparecer em nome da empresa fora da lista vira pendência de triagem.
- Um dono por natureza, marcas, patentes, desenhos e programas com responsável interno nomeado.
- Revisão anual contra o INPI, a base oficial é o árbitro; a carteira se reconcilia com ela, não com a planilha.
Em resumo
Portfólio espalhado é risco invisível: o que não está na lista não está vigiado. Inventarie por titular, cruze com os externos, importe em lote para uma carteira única, e deixe o radar cuidar do que tentar escapar. A pergunta da diretoria passa a ter resposta de um minuto.
Do artigo para a prática
O CRM de clientes do MyPI consolida marcas, patentes, desenhos e programas por titular, com situação e vencimentos à vista.
Para departamentos jurídicos, a solução para empresas monitora o portfólio inteiro na RPI com visibilidade para as áreas de negócio.
